Verwaltungs-ABC
Die Verwaltung einer WEG ist vielseitig und mit vielen Fachbegriffen verbunden. Wir möchten Ihnen einige wichtige Begriffe hier erläutern.
A
Abgeschlossenheit
Sondereigentum soll nur eingeräumt werden, wenn die Wohnungen oder sonstigen Räume in sich abgeschlossen sind. Sondereigentum kann also nicht nur an der in sich abgeschlossenen Wohnung begründet werden, sondern auch an außerhalb der Wohnung liegenden Räumen, sofern diese verschließbar sind. Bei der Begründung von Wohnungseigentum muss zur Eintragung ins Grundbuch der Eintragungsbewilligung eine Abgeschlossenheitsbescheinigung beigefügt werden.
Ausschlussfristen
Insbesondere bei der Abrechnung von Nebenkosten/Betriebskosten gegenüber einem Mieter sind „Ausschlussfristen“ zu beachten. Siehe hierzu weiter unter „Nachzahlung“.
B
Belegprüfung
Das WEG enthält in § 29 Abs. 3 die Bestimmung, dass der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechung vor der Beschlussfassung durch die Eigentümerversammlung vom Verwaltungsbeirat geprüft werden soll. Dazu stellt der Verwalter alle erforderlichen Unterlagen (Rechnungen, Belege, Kontoauszüge…) zur Einsichtnahme im Büro zur Verfügung. Die Prüfung richtet sich nach den allgemeinen Prüfungsgrundsätzen der rechnerischen und sachlichen Richtigkeit. Die zutreffende Zuordnung der Ausgaben auf die Kostenkonten und die Anwendung der richtigen Kostenverteilungsschlüssel spielen bei der Belegprüfung eine besondere Rolle.
Beschluss
Ein Beschluss wird von den anwesenden (und ggf. vertretenen) Eigentümern auf der Eigentümerversammlung gefasst. Beim Beschluss ist Einstimmigkeit grundsätzlich nicht erforderlich.
C
D
Dienstbarkeit
Grundstücke können mit sogenannten Dienstbarkeiten belastet werden. Als Dienstbarkeiten an fremden Grundstücken kennt das BGB die Grunddienstbarkeit, die beschränkte persönliche Dienstbarkeit und den Nießbrauch.
E
Eigentümer
Eigentümer ist grundsätzlich nur der im Grundbuch eingetragene Eigentümer. Ausnahmen hiervon sind nur der Erbfall und der Eigentumserwerb durch den Zuschlagsbeschluss in der Zwangsversteigerung.
F
G
Gemeinschaftseigentum
Das Grundstück sowie Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die nicht im Sondereigentum eines Dritten stehen, sind gemäß § 1 Abs. 5 WEG Gemeinschaftseigentum. Ferner gehören gem. § 5 Abs. 2 WEG Teile des Gebäudes, die für dessen Bestand oder Sicherheit erforderlich sind, sowie Anlagen und Einrichtungen, die dem gemeinschaftlichen Gebrauch dienen, zum Gemeinschaftseigentum.
Gemeinschaftsordnung
Die Gemeinschaftsordnung ist eine Vereinbarung der Wohnungseigentümer, die wichtige Regelungen zum Sondereigentum, zur Wohnanlagennutzung, zur Stimmrechteverteilung oder der Kostenverteilung enthält. Sie ist die Grundlage für alles, was die Wohnungseigentümer untereinander beachten sollen. In einigen Fällen können hier abweichende Regelungen vom Wohnungseigentumsgesetz, welches sonst verpflichtend ist, getroffen werden.
Die Gemeinschaftsordnung ist ein Bestandteil der Teilungserklärung, die wiederum im Grundbuch verankert wird. Die Gemeinschaftsordnung ist fest mit dem Wohnungseigentum verbunden und gilt auch für Rechtsnachfolger. Sie ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, ist aber ratsam, falls es Unstimmigkeiten zwischen den Eigentumseinheiten gibt. Falls keine Gemeinschaftsordnung vorliegt, gelten die Bestimmungen des Wohneigentumsgesetzes und des Bürgerlichen Gesetzbuches. Es ist daher vor dem Kauf einer Eigentumswohnung wichtig, sich über den Inhalt der Gemeinschaftsordnung zu informieren. Denn diese enthält: Untersagung gewerblicher oder beruflicher Tätigkeiten, Regeln zur Tierhaltung, Instandsetzung, Verwalterbestellung, Vorschriften für Hausmusik und Gartennutzungsverordnungen. Sogar die Verpflichtung, bei einer bestimmten Uhrzeit die Haustür abzuschließen, kann hier definiert werden.
H
Hausgeld
Die Miteigentümer tragen gemäß §16 Abs. 2 WEG die Lasten und Kosten des gemeinschaftlichen Eigentums. Unter dem Begriff Hausgeld fallen die zeitanteiligen Vorschusszahlungen auf die Bewirtschaftungskosten gemäß dem gültigen Wirtschaftsplan. Der Begriff Hausgeld ist dem auch häufig verwandten Begriff „Wohngeld“ vorzuziehen, um Verwechslungen mit den auch als Wohngeld bezeichneten öffentlichen Mietzuschüssen zu vermeiden.
Heizkostenverordnung
Die Abrechnung der Heizkosten ist grundsätzlich nach dem jeweiligen Verbrauch vorzunehmen. Die Einzelheiten, namentlich die Aufteilung zwischen dem nach tatsächlichen Verbrauch abzurechnenden Anteil der Heizkosten und dem nach Fläche abzurechenden Anteil der Heizkosten regelt die Heizkostenverordnung.
I
J
Jahresabrechnung
Die Erstellung der Jahresabrechnung ist eine der wesentlichsten Pflichten des Verwalters, die ihre gesetzliche Grundlage in § 28 Abs. 3 WEG findet. Die Jahresabrechnung ist eine zeitnah zu erstellende geordnete Aufstellung der Einnahmen und Ausgaben des betreffenden Wirtschaftsjahres. Sie muss übersichtlich und für einen nicht geschulten Wohnungseigentümer ohne Hinzuziehung eines sachverständigen Dritten nachvollziehbar sein.
K
Kaufvertrag über Wohnungseigentum
Erwerber und Veräußerer treffen im Kaufvertrag Regelungen zum Beispiel über den Übergang des Besitzes, der Kosten, Lasten und Nutzungen. Der Erwerber tritt in alle Rechte und Pflichten gegenüber der Gemeinschaft ein.
L
Lastschrift
Die Verpflichtung der einzelnen Wohnungseigentümer zur Teilnahme am Lastschrifteinzugsverfahren ist seitens der Rechtsprechung bereits seit längerer Zeit anerkannt. Eine Bestimmung in einer Gemeinschaftsordnung ist wirksam, wonach die Wohnungseigentümer verpflichtet sind, dem Verwalter eine Ermächtigung zur Einzahlung von Wohngeldern im Lastschriftverfahren zu erteilen.
M
Mehrhausanlage
Unter einer Mehrhausanlage versteht man eine Eigentümergemeinschaft, die aus mehreren, ggf. gleichartigen Wohngebäuden besteht. Regelmäßig wird hierzu in der Teilungserklärung vereinbart, dass jedes Haus eine sogenannte „Untereigentümergemeinschaft“ bildet und die Mitglieder dieser Untereigentümergemeinschaft allein über die ihr Haus betreffenden Angelegenheiten beschließen.
Minderung
Ist der Wohnwert einer Wohnung beeinträchtigt, beispielsweise durch einen Ausfall der Heizung, Lärm durch Bauarbeiten, Schimmelbildung aufgrund von Mängeln der Bausubstanz o.ä., steht dem Mieter ein Anspruch auf Minderung des Mietzinses zu.
Die Höhe der Minderung richtet sich immer nach dem Grad der Beeinträchtigung des Wohnwertes im Einzelfall. Pauschale Aussagen zur Höhe des jeweils angemessenen Minderungsbetrages sind daher nicht möglich.
Die Minderung wird regelmäßig in einem bestimmten Prozentsatz von der Miete berechnet.
Entgegen einer noch immer weit verbreiteten Meinung ist maßgeblich für die Berechnung des Minderungsbetrages nicht der Kaltmietzins, sondern der Bruttomietzins, also einschließlich der geschuldeten Nebenkostenvorauszahlung. Bei der anschließenden Nebenkostenabrechnung sind daher, wenn eine Minderung des Mietzinses vorgenommen wurde, nicht die tatsächlich geleisteten Zahlungen auf die Nebenkosten zu berücksichtigen, sondern die Berechnung ist so vorzunehmen, als wenn der Mieter die geschuldeten Vorauszahlungen auf die umlagefähigen Nebenkosten in voller Höhe geleistet hätte.
Für die „Beeinträchtigung des Wohnwertes“ ist es im Übrigen auch unerheblich, ob diese Beeinträchtigung durch den Vermieter verursacht oder auch nur überhaupt beeinflusst werden kann. So können z.B. auch Bauarbeiten auf der Straße vor dem Haus oder Baulärm durch Bauarbeiten im Nachbarhaus oder auf der gegenüberliegenden Straßenseite unter Umständen zu einer Minderung des Mietzinses berechtigen.
N
Nebenkosten
Als Nebenkosten bezeichnet man bei Mietverhältnissen die vom Mieter neben der Kaltmiete zu zahlenden Betriebskosten Im Sinne der Betriebskostenverordnung.
Die Begriffe Nebenkosten/Betriebskosten und „Hausgeld sind nicht deckungsgleich. Denn zum Hausgeld zählen auch Positionen wie die Instandhaltungsrücklage, Reparaturkosten und die Verwaltungskosten einschließlich der Verwaltungsgebühr, die bei Mietverhältnissen über Eigentumswohnungen nicht vom Wohnungseigentümer dem Mieter im Rahmen der Nebenkostenabrechnung weiterberechnet werden können.
Nutzungsarten der Wohnung
Jeder Wohnungseigentümer kann nach § 13 WEG , soweit nicht das Gesetz oder Rechte Dritter entgegenstehen, mit den im Sondereigentum stehenden Gebäudeteilen nach Belieben verfahren. Der Wohnungseigentümer ist echter Alleineigentümer. Er kann die Wohnung u.a. übereignen, vermieten oder nutzen sowie z.B. die innere Aufteilung der Räume verändern.
Durch Vereinbarung oder aber auch Regelungen in der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung können Einschränkungen vorgenommen werden, beispielsweise die Zulässigkeit einer Vermietung nur an bestimmte Personen.
O
Ordnungsgemäße Verwaltung
Der Begriff „ordnungsgemäße Verwaltung“ ist gesetzlich nicht bestimmt. Was hierunter zu verstehen ist, kann dem WEG nur teilweise entnommen werden. Nach § 14 Abs. 1 WEG ist ordnungsgemäß, was dem geordneten Zusammenleben der Gemeinschaft dient und den Interessen der Gemeinschaft nach billigem Ermessen entspricht. Allgemein fallen unter die ordnungsgemäße Verwaltung Maßnahmen, die im Interesse aller Wohnungseigentümer auf die Erhaltung, Verbesserung und normale Nutzung des Wohnungseigentums gerichtet sind.
P
Protokoll der Eigentümerversammlung
Gemäß § 24 Abs. 6 WEG ist über die in der Versammlung gefassten Beschlüsse eine Niederschrift zu erstellen. Das Gesetz regelt zwar nicht, wer die Erstellung der Niederschrift vorzunehmen hat. Die Erfüllung dieser Pflicht obliegt in der Regel jedoch dem Verwalter, es sei denn, die Versammlung überträgt sie durch Beschluss einem anderen Teilnehmer/Protokollführer.
Das Protokoll muss vom Protokollführer, einem Eigentümer und, wenn ein Verwaltungsbeirat besteht, auch von dessen Vorsitzendem unterschrieben werden.
R
Rechtsberatung
Ständig wird der Verwalter mit Rechtsfragen seiner Kunden konfrontiert. Er sollte sich daher darüber im Klaren sein, inwieweit er rechtsberatend tätig sein darf und welche Honorierung vereinbart werden kann.
Renovierungsfristen
Die Renovierungsfristen in Mietverträgen, also die Zeiträume, nach denen Schönheitsreparaturen durchgeführt werden müssen, dürfen nicht „starr“ vereinbart werden. Vielmehr sind hier Formulierungen wie „im Allgemeinen“ o.ä. erforderlich, um so auch einem unterdurchschnittlichen Abnutzungsgrad durch den Mieter Rechnung tragen zu können. Starre Renovierungsfristen können nach der Rechtsprechung – je nach der Formulierung im Einzelfall – sogar zu einer gänzlichen Unwirksamkeit der Regelung über die Vornahme der Schönheitsreparaturen führen.
S
Schönheitsreparaturen
Die Erhaltung (Renovierung) und damit auch die Schönheitsreparaturen obliegen nach dem Gesetz und entgegen einer weit verbreiteten Meinung grundsätzlich dem Vermieter. Nur durch entsprechende Regelungen im Mietvertrag wird diese von Gesetzes wegen dem Vermieter obliegende Pflicht auf den Mieter übertragen. Auch wenn dies in fast allen Mietverträgen der Fall ist, gibt es keine „Übung“ oder ein „Gewohnheitsrecht“, nach dem auch ohne eine solche Vereinbarung im Mietvertrag der Mieter die Schönheitsreparaturen vorzunehmen hat.
Sondernutzungsrecht
Sondernutzungsrecht ist die Befugnis, Teile des Gemeinschaftseigentums unter Ausschluss der übrigen Wohnungseigentümer zu gebrauchen und die Vorteile daraus (Nutzungen) zu ziehen. Ein Sondernutzungsrecht kann nicht nur einem Eigentümer allein, sondern auch mehreren Wohnungseigentümern gemeinsam zugewiesen werden (beispielsweise bei einer Mehrhausanlage die Waschküche eines Hauses für die Wohnungseigentümer dieses einen Hauses).
T
Tagesordnung
Die vorherige Angabe beabsichtigter Beschlusspunkte in der Tagesordnung ist für die Gültigkeit eines Beschlusses erforderlich, §23 Abs. 2 WEG .
Aus diesem Grund sind von einzelnen Eigentümern gewünschte Tagesordnungspunkte dem Verwalter rechtzeitig mitzuteilen, damit dieser sie auf die Tagesordnung setzen und so eine wirksame Beschlussfassung ermöglichen kann.
Ohne vorherige Mitteilung in der Tagesordnung sind unter „Sonstiges“ keine Beschlussfassungen von grundsätzlicher Bedeutung zulässig.
Teileigentum
Teileigentum ist das “Sondereigentum“ an nicht zu Wohnzwecken dienenden Räumen, also beispielsweise einer Garage, einem Tiefgarageneinstellplatz oder einer gewerblich genutzten Einheit (z.B. einem Laden oder einem Büro).
Teilungserklärung
Die Teilungserklärung und der Aufteilungsplan enthalten die eigentumsmässige Aufteilung der Wohnanlage. In ihr ist festgelegt, welche Räume und Gebäudeteile zu den einzelnen Eigentumseinheiten gehören. Die Teilungserklärung muss im Grundbuch eingetragen werden oder sein.
U
Umlageschlüssel
Die Umlageschlüssel für die einzelnen Hausgeldpositionen und Nebenkostenpositionen/Betriebskostenpositionen müssen vereinbart sein.
Bei einer Vermietung von Eigentumswohnung sollte der betreffende Eigentümer unbedingt darauf achten, dass der in der Wohnungseigentümergemeinschaft geltende Umlageschlüssel auch für die Abrechnung der Nebenkosten/Betriebskosten innerhalb des Mietverhältnisses mit seinem Mieter vereinbart wird, um sonst erforderliche komplizierte Umrechnungen zu vermeiden.
Umlaufbeschluss
Ein so genannter Umlaufbeschluss gem. § 23 Abs. 3 WEG ermöglicht einen Beschluss außerhalb einer Versammlung im schriftlichen Verfahren. Diesem müssen alle Eigentümer zustimmen, auch wenn innerhalb einer Versammlung ein Mehrheitsbeschluss ausreichend gewesen wäre.
V
Veräußerungsbeschränkungen
In vielen Teilungserklärungen finden sich sogenannte „Veräußerungsbeschränkungen“, welche den Verkauf eines Sondereigentums von der Zustimmung des Wohnungseigentumsverwalters oder aber auch einer Beschlussfassung der Wohnungseigentümergemeinschaft abhängig machen.
Hiervon sollte sich jedoch niemand abschrecken lassen, denn grundsätzlich hat ein veräußernder Eigentümer einen Anspruch auf Erteilung der Zustimmung zu dem beabsichtigten Verkauf. Nur in begründeten Ausnahmefällen darf diese Zustimmung verweigert werden, beispielsweise dann, wenn bekannt ist, dass der durch den Erwerb in die Eigentümergemeinschaft eintretende Eigentümer seinen Verpflichtungen nicht nachkommen kann/will.
Von daher ist diese Zustimmung grundsätzlich eine reine Formsache. Das Erfordernis einer solchen Zustimmung stellt jedoch im Interesse der Wohnungseigentümergemeinschaft sicher, dass der Verwalter weiß, wer tatsächlich Mitglied der Eigentümergemeinschaft ist. Die Übertragung/der Verkauf an andere Miteigentümer sowie an nahe Angehörige ist regelmäßig von diesem Zustimmungserfordernis ausgenommen.
Vereinbarung
Eine Vereinbarung setzt voraus, dass alle WEG-Mitglieder mitwirken. Es dürfen keine stimmberechtigten Eigentümer fehlen und es gibt keine Enthaltungen. Im Gegensatz zu einem Beschluss muss für eine Vereinbarung Einstimmigkeit vorliegen.
W
Wirtschaftsplan
Der Wirtschaftsplan ist die Rechtsgrundlage für die Anforderung des Wohngeldes bis zum Vorliegen des endgültigen Jahresergebnisses in Form der Hausgeldabrechnung. Auch nach Genehmigung der Jahresabrechnung bleibt der Wirtschaftsplan als Anspruchsgrundlage gegenüber ausgeschiedenen Wohnungseigentümern bestehen.
Wohnungseigentum
Wohnungseigentum ist das “Sondereigentum“ an zu Wohnzwecken dienenden Räumen.
Z
Zwangsverwaltung
Die Zwangsverwaltung spielt neben einer etwaigen Zwangsvollstreckung in das unbewegliche Vermögen eines Schuldners durch Zwangsversteigerung eine nicht unerhebliche Rolle. Der Gläubiger wird hier nicht aus der Substanz eines Grundstückes bzw. einer Eigentumswohnung, sondern aus den laufenden Erträgen, wie beispielsweise den Mieteinnahmen, befriedigt.
Das Eigentum an der Wohnung verbleibt dem säumigen Wohnungseigentümer, die Verwaltung geht jedoch auf den Zwangsverwalter über.
Verwalter-Checkliste
Hausverwaltung ist Vertrauenssache! Aus diesem einfach Grundsatz heraus hat der Dachverband Deutscher Immobilienverwalter eine Checkliste erstellt, welche bei der Auswahl der „richtigen“ Verwaltung helfen soll.
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