Ordnungsgemäße Abrechnung
Transparente Buchführung
Überwachung der Verträge der Gemeinschaft
Instandhaltung
Was beinhaltet der Leistungskatalog einer WEG-Verwaltung?
GRUNDLEISTUNGEN
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- Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschließlich Ausweis der Verteilung je Kosten-/Einnahmeart in Form von Gesamt-/und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG Gesetz je Sonder-/Teileigentum.
- Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/Teileigentum. Die Vorlage der Jahresabrechnung soll bis Ende des dritten Quartals, nach Abschluss des Wirtschaftsjahres erfolgen, sofern alle Abrechnungsunterlagen zur Verfügung stehen und die Teilungserklärung und die Gemeinschaftsordnung keine anderen Bestimmungen enthalten. Der Bestandsnachweis enthält die Angabe über Einnahmen, Ausgaben, Forderungen und Verbindlichkeiten gegenüber Eigentümern und Dritten sowie die Kontostände. Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme innerhalb von 3 Wochen vor und nach der Eigentümerversammlung während der Bürozeiten nach vorheriger Terminvereinbarung im Büro des Verwalters zur Verfügung. Dies ersetzt die Vorlage der Belege in der Eigentümerversammlung.
- Einladung und Durchführung der Eigentümerversammlung und evtl. einer Wiederholungsversammlung bei Beschlussunfähigkeit pro Wirtschaftsjahr mit einer Einladungsfrist von 14 Tagen. Eine Ausnahme von der Einladungsfrist, ist bei einer besonderen Dringlichkeit erlaubt. Die Einladung zur Versammlung wird jedem Eigentümer ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete Adresse zugestellt. Der WEG-Verwalter führt den Vorsitz in den Eigentümerversammlungen und sorgt für eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse nach dem WEG- Gesetz, in der jeweils neuesten gültigen Fassung. Jedem Eigentümer wird eine Kopie der Niederschrift sowie das Versammlungsprotokoll an die letzte dem Verwalter bekannte Adresse zugestellt. Ebenfalls werden die Räumlichkeiten und Equipment zur Durchführung von Versammlungen der Eigentümergemeinschaft bzw. Anmietung eines entsprechenden Tagungsraumes in der Nähe des Objektes auf Kosten der WEG bereitgestellt.
- Der Verwalter sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus- und Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus- und Nutzungsordnungen mahnt der Verwalter bei dem für die Störung verantwortlichen Eigentümer mündlich oder schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab. Die nächste Eigentümerversammlung wird unterrichtet, wenn die Abmahnung ohne Erfolg blieb.
- Der Verwalter ist berechtigt nach Beschluss, im Namen und auf Rechnung der Gemeinschaft Abschluss und Kündigung von Wartungs-, Liefer-, Versicherungs-, Arbeits- und Dienstleistungsverträgen ( z.B. Winterdienst, Objektpflege), sowie Vergleiche und Abtretungen vor – bzw. entgegenzunehmen. Er betreut und überwacht somit die Verträge der Gemeinschaft.
- Das Eröffnen und Schließen von Bankkonten, sowie das Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft laufenden Bankkonten liegt bei den Aufgaben des Verwalters. Die Bankkonten der Gemeinschaft sind getrennt vom Vermögen des Verwalters zu führen. Die Instandhaltungsrücklage ist getrennt von anderen Girokonten verzinslich anzulegen.
- Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzgeldkassen.
- Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännisch ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum nach den Bestimmungen des Wohnungseigentumsgesetzes, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft, insbesondere das Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder-/Teileigentum, Einnahmekonten für Erträge, Ausgabekonten je Kostenart, ohne Ausweis der Mehrwertsteuer, Rücklagekonten einschl. Anlage der Mittel, Personalkonten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatung), Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge, Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeldzahlungen und Abrechnungsergebnisse, Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung, Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/Teileigentum in die Einzeljahresabrechnung.
- Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, technische Überprüfung des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage. Soweit aus Sicht der Verwaltung notwendig, werden Sonderfachleute einbezogen, wie z.B. Gutachter, Architekten, Bauingenieure, Rechtsanwälte, Notare, etc. auf Kosten der Gemeinschaft. Bei Gefahr in Verzug, sofort und ohne Beschluss.
- Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum. Klärung der Zuständigkeit bei Schäden am Sonder-/Gemeinschaftseigentum und Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.
- Erstellen der schriftlichen Kleinaufträge im Namen und auf Rechnung der Eigentümergemeinschaft als Geschäft der laufenden Verwaltung. Veranlassungen nach Beschluss von Reparaturen, Rechnungskontrolle bei Instandhaltungsmaßnahmen und Instandsetzungsmaßnahmen.
- Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlußrechnungen. Andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen und Information durch Kopie an den Beiratsvorsitzenden.
- Veranlassen nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden. Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.
- Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage für Sonder-/Teil-/Gemeinschaftseigentum.
- Prüfung, Wartung und Instandhaltung von Anlagen, die eine dauernde Überprüfung zur Sicherheit benötigen.
- Schriftverkehr mit den WEG-Mitgliedern, mit Behörden, mit Handwerkern und Dritten in allen Angelegenheiten, betreffend der WEG Mitgliedern.
BESONDERE LEISTUNGEN
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Ein festes Entgelt (pauschale Verwaltervergütung gemäß Vertrag) setzt einen festen Arbeitsumfang voraus.
Der Verwalter ist bereit und in der Lage, weitere Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Information und Werterhaltung des Grundbesitzes zu bieten. Außerdem kann es vorkommen, dass durch einzelne Miteigentümer, Dritte oder durch umfangreiche Instandsetzungen für die Gemeinschaft zusätzlich Aufwand ausgelöst wird, der von dem Verwalter bei Vertragsschluss nicht kalkulierbar ist.
Diese besonderen Leistungen werden vom Verwalter zu den z.Z. gültigen Kostensätzen gesondert gegenüber der Gemeinschaft abgerechnet und soweit möglich und vereinbart, von der Gemeinschaft dem verursachenden Miteigentümer weiterbelastet. Sonderleistungen werden in der EIgentümerversammlung mit einfacher Mehrheit beschlossen. Zu den Sonderleistungen zählen:
- Instandhaltungsplan mit Schätzkosten der zu erwartenden Kosten zur Rücklagenbedarfsermittlung über einen Zeitraum von ca. 5 Jahren.
- Von wichtigem Schriftverkehr erhält der Verwaltungsbeirat Kopien, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme dazu abgeben kann.
- Mahnung an säumige bzw. Abmahnung an verantwortliche Miteigentümer
- Lohn- und Lohnnebenkostenabrechnung für haupt-/nebenberufliche Mitarbeiter der Gemeinschaft
- Bearbeitung von Eigentumswechsel (z.B. Information des Erwerbers, Ändern der Stammdaten, Auskünfte/Einsicht in die Unterlagen u.s.w.) und, falls erforderlich, Verkaufszustimmung gemäß § 12 WEG vor dem Notar.
- Vorbereitung und Bearbeitung von vorgerichtlichen Verfahren (z.B. Hausgeldmahnungen und Gerichtsverfahren nach § 43 WEG, wie z.B. Hausgeldklagen, Beschlussanfechtungen etc. Über die Anträge und Ergebnisse von Verfahren nach § 43 (außer Hausgeldklagen) werden die Eigentümer in Kurzform durch Rundschreiben informiert.
- Mitwirkung bei aufwendigen Instandsetzungen über Punkt A. Ziffer 12 a, als Betreuungshonorar mit Einschaltung eines techn. Betreuers oder Dipl.-Ing. durch Beschluss der Eigentümer.
- Weitere Objektbesuche, die nicht vom Verwalter im Rahmen der aufgeführten Grundleistung veranlasst wurden.
- Für jeden weiteren Versammlungstermin sofern die Verwaltung den Grund der Versammlung nicht verschuldet hat.
- Das Scannen und Fotokopieren von Verwaltungsunterlagen aus besonderen Gründen.
- Ersatzvornahmen bei abgemahntem Leistungsrückstand einzelner Miteigentümer und Beschaffung fehlender Unterlagen.
- Bearbeiten und Information der Eigentümer bei Zwangsverwaltung, Überwachung und Teilnahme an Versteigerungs-/Verteilungsterminen zur Interessenwahrung der Eigentümergemeinschaft.
- Grundsätzlich gilt im Bereich des Gemeinschaftseigentums, dass die WEG durch Mehrheitsbeschluss Erfüllungs-, Nacherfüllungs- und primäre Gewährleistungsrechte der Wohnungseigentümer an sich ziehen kann. Das Recht auf ein mangelfreies Gemeinschaftseigentum ergibt sich jedoch aus den einzelnen Kaufverträgen und ist daher Aufgabe jedes einzelnen Eigentümers. Durch einen Vergemeinschaftungsbeschluß kann die Verwaltung beauftragt werden die Rechte der Gemeinschaft zu vertreten.
- Prüfung der Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Rechnungsunterlagen und technischen Pläne durch einen unabhängigen Prüfer oder Sachverständigen auf Wunsch der Eigentümergemeinschaft.
- Gewährung von Einsicht in Verwaltungsunterlagen während der Auslegungszeiträume oder Auslageorte, die für die Normalauslegung bestimmt sind, bei gleichzeitiger Abstellung einer Arbeitskraft des Verwalters hierfür (ausgenommen die Einsichtnahme durch den Verwaltungsbeirat).
- Erst- oder Wiedererstellung, Beschaffung fehlender Verwaltungsunterlagen, die für die Durchführung einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich sind und dem Verwalter nicht übergeben wurden.
- Änderung der Verwaltungsgrund- und Unterlagen, die durch Änderung des Gesetze oder der Teilungserklärung/Vereinbarungen erforderlich werden.
- Änderung der Teilungserklärung/Vereinbarungen durch den Beschluss der Gemeinschaft
- Nachbuchen und Jahresabrechnungen für Zeiträume, die vor dem Zeitpunkt der Übernahme der Verwaltung liegen.
- Abgabe und Aussteuern des Objektes aus der Datenverarbeitung während eines Wirtschaftsjahres auf Wunsch der Gemeinschaft
- Ausstellung einer Bescheinigung für haushaltsnahe Dienstleistungen, gemäß §35 a EStG zur Vorlage beim Finanzamt
- Arbeiten und Leistungen, die nicht im Teil „Grundleistungen“ aufgeführt sind werden als besondere Leistungen nach Aufwand abgerechnet.
PFLICHTEN DES WOHNUNGSEIGENTÜMERS
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1. ÜBERGABE UND EINLAGERN DER UNTERLAGEN
Sämtliche Verwaltungsunterlagen, die zu einer ordnungsgemäßen Verwaltung erforderlich sind, sind dem Verwalter rechtzeitig vor Beginn der Tätigkeit in geordneter Form auszuhändigen, insbesondere:
• Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung mit Teilungsplänen und Abgeschlossenheitsbescheinigungen
• Aktuelle Stammdaten (Eigentümerlisten, Adressen, Wohnungs-Nr., Wohn-/Heizflächen)
• Protokolle der Eigentümerversammlungen und Beschlusssammlung
• Alle gerichtlichen Entscheidungen aus WEG-Verfahren
• Vollständige Bau-, Revisions- und Lagepläne einschl. Massenangaben
• Alle Verträge, die mit Dritten im Namen der Gemeinschaft abgeschlossen wurden
• Den gültigen Wirtschaftsplan und die letzte Jahresabrechnung
• Vom Beirat geprüfte Belege in geordneter und zusammengestellter Form einschl. Geldbestandsnachweis über gemeinschaftliche Gelder in spezifizierter Form
• Ältere Abrechnungen, Belege und Unterlagen werden bei bzw. zu Lasten der Gemeinschaft unter Freistellung des Verwalters eingelagert.
2. SCHADENSMELDUNGEN
Erkannte Schäden am Gemeinschaftseigentum, auch im Bereich des Sondereigentums, sind vom Miteigentümer dem Verwalter unverzüglich schriftlich anzuzeigen.
3. ZUTRITT ZUM SONDER- UND TEILEIGENTUM
Den Zutritt zum Sondereigentum nach vorheriger Terminanmeldung durch den Verwalter oder Dritte für Ablese-, Überprüfungs- und Instandsetzungsmaßnahmen am Sonder- / Gemeinschaftseigentum sicherzustellen.
4. HAUSORDNUNG
Für die Einhaltung der jeweils gültigen Hausordnung der Gemeinschaft, insbesondere bei Vermietung, ist zu sorgen. Die Hausordnung der Eigentümergemeinschaft ist als Bestandteil in dem Mietvertrag aufzunehmen.
5. NAMENSSCHILDER
Die Namensschilder (Klingel, Briefkasten, usw.) sind unverzüglich und einheitlich nach bestehendem Muster von jedem Eigentümer bzw. Vermieter auf eigene Kosten anzubringen, anderenfalls erledigt dies der Hausmeister im Rahmen der Ersatzvornahme zu Lasten der Jahresabrechnung des säumigen Eigentümers.
6. WERTVERBESSERUNG
Um eine Unterversicherung des Gebäudes zu vermeiden, sind Wertverbesserungen im Sondereigentum, die über die Ausstattung gemäß Baubeschreibung hinausgehen, dem Verwalter unter Angabe der Werte unverzüglich schriftlich mitzuteilen, sofern nicht eine gesonderte Regelung besteht.
8. PERSONENMEHRHEIT
Sind mehrere Personen Eigentümer eines Wohnungseigentums (Erbengemeinschaften, Eheleute usw.), so ist die Miteigentümergruppe ohne weitere Aufforderung verpflichtet, dem Verwalter schriftlich einen Bevollmächtigten zu benennen, der berechtigt ist, Willenserklärungen und Zustellungen, die im Zusammenhang mit dem Wohnungseigentum stehen, verbindlich für sie entgegenzunehmen und abzugeben. Gleiches gilt für Miteigentümer, die sich durch Dritte vertreten lassen oder sich mehr als 3 Monate im Jahr im Ausland aufhalten.
9. ZUSTELLUNGSBEVOLLMÄCHTIGUNG IN GERICHTLICHEN VERFAHREN
Dem Verwalter sind Aufwendungen, auch für beauftragte Verfahrensbevollmächtigte, die ihm als Beteiligte oder Zustellungsbevollmächtigter an einem Verfahren gemäß § 43 WEG entstehen, unverzüglich aus dem Girokonto der Gemeinschaft zu erstatten. Dies gilt auch, wenn in der richterlichen Entscheidung keine Erstattung von außergerichtlichen Kosten angeordnet ist.
10. VOLLMACHT
Die Eigentümergemeinschaft bevollmächtigt ein Beiratsmitglied oder Bevollmächtigten, dem Verwalter eine Vollmacht zur Beauftragung eines Rechtsanwaltes bei der Durchsetzung von Beschlüssen zu erteilen. Der Verwalter wird auch insoweit von § 181 BGB befreit.
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